Artykuł pochodzi z wydania: Wrzesień 2020
Rozprzestrzenianie się koronawirusa skłoniło firmy do przestawienia się na pracę zdalną. Wykorzystują one systemy pracy grupowej kładące nacisk na komunikację i w dalszej kolejności na funkcje do współpracy i zarządzania projektami, albo na odwrót. W tym artykule skupiamy się na rozwiązaniach z pierwszej grupy.
W obecnych czasach nie oczekuje się już, że praca będzie się odbywać w biurze. Dziś zadania realizowane są online, a współpracownicy mogą znajdować się w różnych miejscach na świecie, pracując na komputerze lub urządzeniu mobilnym. Dobry system do pracy grupowej zapewnia właśnie takie możliwości. Jeśli wybierzemy jeden lub kilka systemów, pracownicy będą mogli realizować swoje zadania z domu, bez ustępstw w zakresie wygody komunikacji i współpracy nad projektami. Warto także zwrócić uwagę na webinaria (ramka Dobry system do webinariów) – to kolejny format, który zyskuje w ostatnich miesiącach na popularności. Wybór dostępnych na rynku platform służących do komunikacji i organizacji pracy zdalnej jest szeroki: od komunikatorów przez rozbudowane platformy czatowe po systemy do wideokonferencji. Na co warto się zdecydować?
> SLACK
Zdecydowanie jedno z najlepszych narzędzi do komunikacji i współpracy. Pozwala realizować burzę mózgów, organizować sesje online (wydarzenia) dla wybranych pracowników i przesyłać pliki – od grafik po arkusze kalkulacyjne. W jednym miejscu możemy prowadzić uporządkowaną komunikację i przechowywać zasoby dla konkretnych projektów. Oszczędza to czas i poprawia produktywność w porównaniu ze scenariuszem, w którym te same zadania mielibyśmy realizować przy użyciu poczty elektronicznej i telefonu.
Wszystkie konwersacje w Slacku mogą być organizowane według zespołu, projektu lub klienta. Są one określane „kanałami” i w dalszej części artykułu będziemy korzystać z tego sformułowania. Administrator może przydzielać pracownikowi dostęp do danego kanału komunikacyjnego, można również bez problemu udzielać dostępu współpracownikom zdalnym, klientom i firmom trzecim. Co ważne, komunikacja może być prowadzona na żywo przy użyciu różnych urządzeń i aplikacji – np. jedna osoba może korzystać z komputera i przeglądarki, a druga z telefonu i aplikacji mobilnej.
Slack dba również o prywatność i bezpieczeństwo danych. Dane są szyfrowane, jak również stosowane są takie mechanizmy jak Single Sign-On i Domain Claiming, aby do systemu logowała się rzeczywiście ta osoba, na której nam zależy. Slack wykorzystuje również Slack Enterprise Key Management (mamy dostęp do własnych kluczy szyfrujących i sami kontrolujemy dostęp do systemu), a także jest zgodny z wieloma standardami zabezpieczającymi (certyfikaty i atesty zgodności, takie jak ISO/IEC 27001, 27017, 27018, SOC 2, SOC 3 oraz CSA).
Slack to również ogromna baza integracji i rozszerzeń. Jest ponad 1,5 tys. aplikacji, które można zintegrować ze Slackiem i w ten sposób rozbudowywać jego funkcjonalność. Dostępna jest zarówno wersja bezpłatna Slacka, jak i bogatsza w możliwości wersja komercyjna. Dostęp do niej kosztuje 6,67 dolara na miesiąc, czyli około 25 zł.
> MICROSOFT TEAMS
Microsoft to relatywnie nowy (pierwsza wersja ukazała się w 2017 roku (produkt Microsoftu, który docelowo zastąpi Skype for Business. Teams łączy bowiem komunikator, wideokonferencje, rozmowy telefoniczne i współpracę nad dokumentami w jednej zintegrowanej aplikacji.
Użytkownicy Teams chwalą tę aplikację przede wszystkim za szerokie możliwości konfiguracyjne. Możemy np. dostosować okno czatu, do którego dodamy aplikacje firm trzecich – przykładowo Freehand firmy InVision, czyli interaktywną tablicę, dzięki której zespół może zorganizować kreatywną burzę mózgów. Z kolei Cacoo to kolejna ciekawa integracja, pozwalająca na tworzenie diagramów, wykresów czy analiz SWOT. Tego typu kompatybilnych z Teams narzędzi jest bardzo dużo, przez co platforma szybko staje się wysokiej jakości narzędziem do komunikacji i pracy grupowej.
Zdecydowanie najlepszą i najczęściej wymienianą korzyścią płynącą z Teams są funkcje wyszukiwania i wbudowany dostęp do SharePointa, OneNote’a oraz Plannera. Dzięki temu pracownicy mogą łatwo i szybko znaleźć to, czego potrzebują, w dodatku niezależnie od tego, gdzie się znajdują (pliki przechowywane są w chmurze Microsoftu). Naturalnie równie dobrze Teams współpracuje z innymi programami Microsoftu, np. składnikami pakietu Office: Wordem, Excelem czy PowerPointem.
Podobnie jak Slack, Microsoft Teams oferuje możliwość tworzenia czatów na wybrane tematy i dla wskazanych osób, np. na temat konkretnego projektu i dla grupy 10 osób, które są zaangażowane w jego realizację. Dzięki temu w jednym miejscu znajdziemy później wszystkie informacje dotyczące konkretnego projektu, bez konieczności przeglądania wiadomości, które nie są dla niego istotne.
[…]
Grzegorz Kubera
Założyciel firmy doradczo-technologicznej; pełnił funkcję redaktora naczelnego w magazynach i serwisach informacyjnych z branży ICT. Dziennikarz z ponad 13-letnim doświadczeniem i autor książek nt. start-upów i przedsiębiorczości.
