Artykuł pochodzi z wydania: Marzec 2023
Archiwizacja wiadomości e-mail to czynność często marginalizowana. W dobie usług komunikacyjnych dostępnych w modelu chmurowym spora część użytkowników nie widzi potrzeby stosowania tego typu rozwiązań. Są jednak i tacy, dla których to absolutny must have.
MailStore Software to niemieckie przedsiębiorstwo z niemal 20-letnim doświadczeniem w produkcji oprogramowania do archiwizacji poczty e-mail. Na przestrzeni ostatniej dekady firma została wchłonięta przez Carbonite, a następnie przez kanadyjski OpenText, pod skrzydłami którego znajduje się do dzisiaj. Od początku istnienia rynkiem docelowym dla MailStore’a byli klienci z sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Z upływem lat firma dostosowywała swoje produkty do potrzeb klientów, w szczególności do wymagań regulacyjnych dotyczących ochrony danych osobowych na Starym Kontynencie.
> FUNKCJONALNOŚĆ
Głównym zadaniem oprogramowania do archiwizacji wiadomości e-mail jest długoterminowe przechowywanie ważnej z punktu widzenia użytkownika korespondencji, w celu łatwej i szybkiej eksploracji. Jest to podstawowa różnica w stosunku do kopii zapasowych, których przywrócenie wymaga nieco większego wysiłku. Powodów archiwizacji może być znacznie więcej – zaczynając od zwykłego pragmatyzmu i chęci odciążenia serwerów pocztowych, przez zapewnienie sobie szybkiego dostępu offline, na wypełnieniu wymagań prawnych kończąc. W każdym z wymienionych przypadków sprawdzi się MailStore Server. W zależności od potrzeb, a także usługi pocztowej, z której korzysta przedsiębiorstwo, MailStore umożliwia realizację zróżnicowanych strategii archiwizacyjnych.
Archiwizacja poczty
Najbardziej kompletnym scenariuszem jest automatyczna archiwizacja wiadomości na poziomie usługi pocztowej. Takie działanie zapobiega chociażby celowemu usunięciu całej lub częściowej komunikacji mailowej przez użytkowników kierujących się często złymi intencjami. W przypadku popularnej usługi MS Exchange wykorzystywany jest journaling, z kolei dla wspieranych przez MailStore’a usług opartych na protokole IMAP, jak chociażby MDaemon, Kerio Connect czy IceWarp, wykorzystywane jest pojedyncze konto, do którego kopiowane są wszystkie wiadomości, aby następnie na podstawie nagłówków przypisać je do konkretnych użytkowników (maildrop). We wszystkich pozostałych przypadkach można wykorzystać darmowy komponent MailStore Gateway, do którego inne serwery pocztowe mogą przesyłać maile do archiwizacji. Może on również pełnić funkcje proxy SMTP oraz POP3, pomiędzy oprogramowaniem klienckim oraz serwerem poczty, tworząc kopie całej korespondencji.
Automatyczny sposób archiwizacji na poziomie serwera spełnia wymagania regulacyjne, gwarantując kompletność archiwum i brak możliwości manipulacji ze strony użytkowników. Takie podejście ma też pewne wady. Archiwizacja przeprowadzona w ten sposób nie odciąży serwera poczty pod względem liczby przechowywanych danych. Archiwum tego rodzaju nie pozwala także na odtworzenie struktury folderów, w których zazwyczaj skategoryzowane są wiadomości. Innym problemem dla tego podejścia jest sytuacja, w której pracownicy przedsiębiorstwa wykorzystują służbowe skrzynki do celów prywatnych. W zależności od legislacji danego kraju archiwizacja takiej korespondencji może być ingerencją w prywatność. Zazwyczaj tego typu problemy rozwiązywane są na poziomie wewnętrznych regulacji i zapisów w umowie o pracę. W opcji automatycznej niemożliwe jest także zarchiwizowanie wiadomości pobranych wcześniej z serwera i przechowywanych lokalnie na poziomie klienta.
Kolejna strategia archiwizacji wspierana przez serwer MailStore bazuje na kopiach wiadomości na poziomie skrzynek indywidualnych użytkowników. Sam proces można zrealizować zarówno w warstwie serwera pocztowego, jak też aplikacji klienckiej, uwzględniając chociażby lokalne pliki PST. Scenariusz ten niestety nie gwarantuje, że pomiędzy kolejnymi cyklami archiwizacji dane nie zostały usunięte lub zmodyfikowane przez użytkowników, przez co trudno rozważać tę strategię jako odpowiednią dla realizacji wymagań regulacyjnych. Niewątpliwą zaletą w tym przypadku jest jednak zachowanie pełnej struktury folderów, w których użytkownicy przechowują pocztę.
[…]
Marcin Jurczyk
Autor pracuje jako architekt IT w firmie Kyndryl. Zajmuje się infrastrukturą sieciowo-serwerową, wirtualizacją infrastruktury i pamięcią masową.
